W większości firm można do dnia dzisiejszego spotkać ogromne segregatory, w których przechowuje się wszystkie wystawione dokumenty. Jeśli firma jest duża, to i dokumentów będzie sporo, niekiedy trzeba na nie przeznaczyć całkiem spore pomieszczenie. Jednak w chwili obecnej nie jest to już konieczne, bo w ostatnich latach regulacje prawne zaczęły się dostosowywać do obecnych możliwości technologicznych i ewidencja cyfrowa przy spełnieniu kilku warunków jest jak najbardziej możliwa i dopuszczalna. Oczywiście będzie też znacznie wygodniejsza, bo z firmowego archiwum spokojnie będą mogły zniknąć wszystkie pudła z fakturami, rachunkami i raportami. Oczywiście przejście na elektroniczną archiwizację będzie się wiązało z koniecznością wdrożenia odpowiedniego oprogramowania i przeprowadzenia zmian organizacyjnych w firmie. Wiążą się z tym pewne koszty, ale zalety takiego rozwiązania są tak duże, że bardzo szybko poniesione nakłady się zwrócą, a firma będzie pracować efektywniej i wydajniej. Obecnie większość nowoczesnego oprogramowania typu ERP umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji dokumentów w cyfrowej postaci. Możliwa jest więc pełna obsługa faktur w wersji cyfrowej, łącznie z wysyłaniem ich klientom za pomocą poczty elektronicznej, i przesyłanie wszystkich deklaracji do odpowiednich urzędów. Dzięki temu, że wszystkie kopie faktur będą dostępne z poziomu systemu, to nie będzie trzeba ich drukować za każdym razem i trzymać w segregatorach. Dla celów podatkowych wystarczy, jeśli kopia tych wydruków będzie przechowywana na dysku lub płycie CD, a w przypadku kontroli po prostu można będzie do tych danych sięgnąć. Wiele programów umożliwia także rejestrację i archiwizację wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy to będą faktury zakupowe, oferty czy na przykład zamówienia. Dzięki temu, że zostają one trzymane w formie cyfrowej, to dostęp do nich jest znacznie łatwiejszy, poza tym ma się większą kontrolę nad tym, kto i kiedy wykonywał na nich jakieś działania.
