Każdego dnia w naszych domach i biurach pojawiają się setki tysięcy mniej lub bardziej ważnych dokumentów. Wiele z nich potrzebnych jest przez krótki okres czasu, i potem nadają się do wyrzucenia, inne zgodnie z przepisami trzeba przechowywać przez kilka czy nawet kilkadziesiąt lat. Jednak nawet one w pewnym momencie stracą na ważności i będzie możliwość pozbycia się ich. I tu pojawia się duży problem z tym, co z nimi zrobić – a jak wygląda w praktyce sytuacja można się przekonać chociażby odwiedzając najbliższy skup makulatury. Jeśli by się tylko dobrze tam poszukało, to można by było wśród sterty papierów wyszukać naprawdę ważne rzeczy. Rachunki domowe, umowy z klientami, faktury czy nawet dokumenty kadrowo-płacowe – tego typu rzeczy i wiele jeszcze innych każdego dnia jest wyrzucanych na śmietniki czy oddawanych do skupów. W większości przypadków nikt na nie po prostu nie zwraca uwagi, ale jeśli wpadną w niepowołane ręce, to mogą być w jakiś sposób wykorzystane przeciwko właścicielowi, o czym może on nawet nie mieć żadnego pojęcia. Dlatego też przed wyrzuceniem jakichkolwiek dokumentów do kosza na śmieci należy zastanowić się nad tym, czy informacje w nich zawarte mogą być przeglądane przez osoby postronne. Nawet zwykłe rachunki za prąd czy telefon zawierają dużo danych osobistych, niekiedy nawet z numerem pesel, a jeśli takie dane trafią w niepowołane ręce, to może się to zakończyć nawet jakimś wyłudzeniem kredytu. Całkowicie inny wymiar mają dane firmowe, tu straty mogą być znacznie większe, gdy do takich informacji będzie miała dostęp konkurencja – za informacje o dostawcach czy cennikach wiele osób dałoby duże pieniądze, a czasami nawet takie dane można znaleźć w koszu na śmieci. Dlatego też w każdej firmie, nawet najmniejszej, należy wdrożyć odpowiednie procedury związane z przechowywaniem dokumentów. Jednym z elementów takich procedur powinno być odpowiednio przeprowadzane niszczenie dokumentów, wykonywane w taki sposób, żeby żadne ważne firmowe dane nie mogły się wydostać na zewnątrz.
